Какими нитками прошивается архив

какими нитками прошивается архив

На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Особенности прошивки документов: дельные советы

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4. Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать.


К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см.
от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц.

Инфоinfo
Как правильно и какими нитками подшить документы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  • Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
  • Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время.

Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Правила сшивания документов ГОСТ

  • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя.

А что делать, если нужно сшивать кассовые документы толстой пачкой, например?

Затем в документе (-ах) нужно будет сделать нумерацию листов : предварительно нужно удалить скрепки, затем документы разложить по порядку и пронумеровать с первого листа до последнего

Сшивание

Обычно нужно сшивать документы нитками, но иногда можно использовать и тонкую ленту (как показано на видео выше). Хотя, многие бухгалтера предпочитают сшивать документы не любыми нитками, а шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. То есть желательна, все же, суровая нить.

Прошиваются документы дважды, для прочности, а остаток нити выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и обрезается, но около 6 см свободного конца должно остаться. После этого нити связываются узлом так, чтобы на них можно было наклеить кусок бумаги с печатью (см. фото/видео выше)

Заверение сшитого документа

Сначала нужно подготовить бумагу-наклейку, сделать это можно, например, в ворде, создав таблицу и заполнив её. Затем распечатываем лист и вырезаем таблицу.

Образец:

Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___

Генеральный директор ЗАО «ЗАО»

___________________________________ И.И.

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.


Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию.

Вниманиеattention
При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы:

  • Нитки.

Лучше использовать капроновые.
  • Иголка.
  • Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

    3. Нумерация.

    Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений.

    Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

    Основные инструкции:

    • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
    • В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
    • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
    • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания.
      Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
    • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
    • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
    • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

    4.
    В нем говорится о том, что заверить можно всю прошивку, оставив отметку на последнем листе.

    Но при соблюдении следующих условий:

    1. У документа все подписи и печати должны быть читаемыми.
    2. Любой лист из пачки можно отксерокопировать, не нарушив целостность прошивки.
    3. Прошивка должна быть прочной.
    4. Листы в пачке пронумерованы и их количество указано цифрой и прописью на наклейке.
    5. Документы должны быть заверены подписью и печатью.

    Однако, спустя пару месяцев, ведомство выпустило письмо от 29 октября 2014 г. № 03-02-07/1/54849 с другими разъяснениями: Налоговым кодексом не предусмотрено представление в налоговый орган копий документов в подшивки, заверенной на обороте последнего листа последнего документа.

    То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г.

    Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

    Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

    Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года».
    Также указывается срок хранения: постоянный или определенный.

    Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

    Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

    Подготовка для сдачи в налоговую

    Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

    С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ.
    В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

    Правила делопроизводства, однако, никто не отменял.

    Нумерация листов при прошивке документов Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке. Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что папка дела оформлена верно, и вся документация строго упорядочена.

    Как правильно прошивать и заверять документы

    Читайте по теме в электронном журнале В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации, целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100).

    Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.
    Полезная статья: Более подробно о том, как правильно подшивать документы по папкам читайте в электронной версии журнала Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов. Нитки для прошивки документов Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки.

    Лист папиросной бумаги приклеивается тоже таким образом, чтобы был виден узелок и концы нити оставались свободными, после чего ставится печать и подпись.

    Затем документ заверяется подписью руководителя и печатью.

    • При сшиве бухгалтерских документов, которые хранятся более 10 лет, нужно сделать 5 отверстий, вместо обычной бумаги для наклейки используется папиросная. Ее необходимо применять для всех важных документов, чтобы был виден узел. Плотную разновидность наклеивать запрещено.

    Источник: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/kak-pravilno-sshivat-dokumentyi.html

    Какими нитками сшивают документы

    Прошивка документации при помощи станка (видео) инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут: В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс.

    По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует.

    Как сшивать документы нитками — показано на фото — не сложнее, чем пришить пуговицу на рубашку.

    1. Подготовка документов. На этом этапе документы необходимо разложить в правильном порядке, пронумеровать их карандашом в правом верхнем углу и сделать отверстия (дырки). Отверстия можно делать дыроколом или шилом. Если документ состоит из нескольких листов, можно просто прокалывать иголкой с ниткой. В случае, когда пачка документов для прошивки настолько толстая, что дыроколом воспользоваться затруднительно, можно воспользоваться шилом или даже острым гвоздем с молотком.
      Чаще всего используют вариант с тремя проколами, реже — с двумя. Для особо важных документов, с целью защиты их от подмены, можно использовать прошивку через пять отверстий — самый надежный вариант. Располагаться отверстия должны слева, в середине свободного поля.
      Важноimportant
      Расстояние от одного отверстия до другого, как правило, составляет 3 см.
    2. Сшивание документов. Для прошивки документов принято использовать банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Однако можно использовать и любую другую суровую нить.

    Если документ состоит их нескольких листов, можно сшить его и обычной ниткой, сложенной вдвое. Начинать прошивку нужно с тыльной части среднего отверстия. Как правило, прошиваются документы дважды — для прочности.

    В конце нитка выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и завязывается узелком.

  • Заверение сшитого документа.
  • Иванов

    Бумагу нужно выбрать папиросную, так как хорошо должен быть виден узелок, соответственно, плотную бумагу использовать нельзя. Наклеивают бумагу-наклейку таким образом, чтобы она закрыла узел и часть длины нитей, которые должны быть свободны.

    Приклеивать эту бумагу нужно на канцелярский клей (жидкое стекло). Затем ставится печать и ставится подпись (руководителем организации или уполномоченным лицом), при этом края подписи и печати должны выходить за границы бумаги-наклейки. После этого клеем замазывается сверху оттиск печати и узел ниток. Последнее нужно не всегда, например, выписку из реестра в налоговой подошьют, но заливать печать и подпись клеем не будут.

    Так что нужно самостоятельно определить степень важности документов, которые нужно сшивать.

    Максимальная строгость при сшивании документов, как правило, уделяется самым важным бухгалтерским документам. Все-таки аудиторы, ревизоры — люди без жалости в глазах и без сердца. А так как правильно сшивать документы никто никого не учит, то при проверке могут запросто придраться.

    Некоторые спорные ситуации

    Иногда речь идет не о том, как правильно сшивать документы, а нужно ли это делать вообще. Дело в том, что контролирующие органы иногда требуют заверения копий.

    И вариант с альтернативой — когда все документы подшиты, может не понравиться.

    В описи должны перечисляться все находящиеся в деле документы с датами и количеством листов. Необходимо учитывать, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если дело состоит из нескольких частей или томов, листы каждого тома нумеруется отдельно.

    Нестандартные обложки изготавливаются для документов большего размера.

    Для сшивания же документов длительного хранения (от 25 лет и выше) используются обложки из плотного картона. В случае сдачи дела в государственный архив необходимо использовать обложки из специального бескислотного картона.

    На документах, сдаваемых в налоговую можно делать только три прокола, не больше и не меньше. Расстояние между ними — не менее 3 см, проколы делаются с левой стороны на полях при помощи шила и иглы.

    Обычно прокалывается середина свободных полей, чтобы крепление было прочным, но при этом можно было увидеть полностью весь текст. Проколы должны быть ровными, располагаться строго друг под другом.

    • Прошивать все документы можно только специальной прошивной иглой, а скреплять нитками ЛШ-210 или банковским шпагатом. Альтернативой может стать обычная или капроновая нить, но ее нужно сложить в несколько раз.
    • Концы нити выводятся на оборот последнего листа, а свободный край оставляется от 5 до 6 сантиметров, не больше. На конце делается узел.
    • Наклейка из бумаги оформляется так же, как описано в предыдущем пункте. Концы нити должны быть свободными.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *