Если чек призаправке с топливной карты утерян как доказать расход

По итогам месяца поставщик предоставляет счет-фактуру, акт приема-передачи и реестр операций по карте. Нужно ли для подтверждения расходов в целях налога на прибыль сохранять чеки АЗС, которые получают работники при заправке автомобиля? (Консультация эксперта, 2015) {КонсультантПлюс}}

  1. Право собственности на топливо переходит после оплаты топливной карты и ее передачи покупателю.

Разновидностью этой ситуации является внесение депозитных средств на баланс топливной карты. В этом случае покупатель, по сути, перечисляет предоплату за ГСМ и продавец оформляет авансовый счет-фактуру. На основании такого счета-фактуры компания заявляет НДС к вычету (п. 12 ст. 171 НК РФ).

Налоговый кодекс предусматривает право компании принять предъявленный ей НДС к вычету, но не обязывает ее это делать. Поэтому организация может заявить к вычету НДС не со всей перечисленной предоплаты, а частично (Письмо Минфина России от 22.11.2011 N 03-07-11/321).

Впоследствии, когда организация фактически получит оплаченное топливо, она восстановит «авансовый» НДС (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ) и примет к вычету налог с фактической стоимости приобретенных ГСМ.

Если же при покупке топливной карты компания не воспользовалась своим правом на вычет НДС при перечислении аванса, восстанавливать налог не нужно (Письмо ФНС России от 20.08.2009 N 3-1-11/651).

Напомним, что в договор целесообразно внести условие о перечислении аванса.


Вниманиеattention
Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»).

Обратите внимание! Документ, полученный водителем на АЗС, не является кассовым чеком, так как деньги уже перечислены на счет топливной компании и при предъявлении топливной карты оплаты не происходит.

Топливная карта может быть лимитированной или нелимитированной.

На нелимитированную топливную карту вносится количество литров необходимого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов. Это количество может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений, то есть организация может единоразово слить все топливо с карты. Отметим, что получение топлива по нелимитированной карте приостанавливается в том случае, если на ней исчерпан объем топлива.


Однако даже при использовании нелимитированной карты у покупателя есть возможность ограничить слив с нее топлива: для этого на основе заявки устанавливается суточный или месячный лимит.

По лимитированной топливной карте устанавливается единый суточный или месячный лимит количества литров. То есть по этой карте покупатель может получить топливо, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни.

Если чек призаправке с топливной карты утерян как доказать расходы

» Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 10

ЗАПРАВЛЯЕМСЯ ПО ТОПЛИВНЫМ КАРТАМ

Предприятия, а также многие организации используют в своей деятельности транспорт. Соответственно, у них возникают расходы, связанные с приобретением и списанием ГСМ. Напомним, что приобретение ГСМ может производиться как по наличному, так и по безналичному расчету.


В статье расскажем об основах приобретения ГСМ с применением топливных карт.

При приобретении топлива за наличный расчет приказом руководителя организации (учреждения) должны быть утверждены, в частности:

1) лица (водители), имеющие право получать денежные средства под отчет;

2) сумма денежных средств, выдаваемая для приобретения топлива на определенный период;

3) сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы.

Документальным подтверждением поступления ГСМ в данном случае будут чеки ККМ, приложенные к авансовому отчету.

К безналичному способу расчетов по ГСМ относится приобретение талонов или топливных карт. Расчеты по картам и талонам ведутся либо на условиях предоплаты, либо по фактически израсходованному топливу. Такое приобретение ГСМ для служебного автотранспорта более выгодно и экономически обоснованно (в частности, чем больше объем, тем ниже цена).

По сравнению с приобретением ГСМ за наличный расчет либо по талонам топливные карты имеют ряд преимуществ.

АО приобретает топливо для нужд своей деятельности по топливным картам. По итогам месяца поставщик предоставляет счет-фактуру, акт приема-передачи на объем и стоимость выбранного топлива, а также реестр операций по карте. Нужно ли для подтверждения расходов в целях налога на прибыль сохранять чеки АЗС, которые водители иногда теряют? И надо ли удерживать НДФЛ с водителя в случае утери чека?

Ответы на эти вопросы дал Минфин в письме № 03-03-06/1/31933 от 14.05.2018.

С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы.

При этом следует отметить, что НК не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер.

В целях освобождения от НДФЛ сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками для нужд организации, в организации должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов.

При отсутствии документального подтверждения осуществленных расходов у сотрудников в соответствии с положениями статьи 211 НК могут возникать доходы в натуральной форме.

Все данные, которые указываются в чеке, передаются на центральный сервер нефтяной компании. Благодаря этому руководства транспортных подразделений и сотрудники бухгалтерии в режиме реального времени имеют доступ к точной информации по сети интернет по специальным паролям к заключаемым договорам.

Подробные отчёты

В конце каждого месяца владельцы топливных карт получают следующие бухгалтерские отчёты:

Итоговый отчёт с содержанием купленного топлива и оказанных клиенту услуг; — подробное описание по датам, объёму и стоимости приобретённого бензина; — счёт-фактуры, на основании которых предприятия возвращают клиентам налоги; — двухсторонние акты по отпущенным нефтепродуктам и оказанным услугам.

Владельцы топливных карт оперативно получают отчёты по интернету. При необходимости оригиналы документов могут отправляться по почте или при помощи курьеров.

Сверьтесь с таблицей «Клерка» Спасибо за табличку! 19 проблемных ситуаций, где нужна или не нужна ККТ.

Сверьтесь с таблицей «Клерка» У нас управляющая компания. С р/счета перечисляем вознаграждение председателям советов многокварт…

Но на практике, очень часто простым людям не удается сохранить этот документ, да и продавцы тоже иногда грешат тем, что забывают выдать на руки покупателям чеки об оплате товара. Порядок возврата приобретенной продукции, если у потребителя отсутствует документ, подтверждающий факт покупки Возможен ли возврат товара продавцу без чека? Да, наш закон позволяет совершать возврат и в этой ситуации.
Отсутствие чека не лишает наших граждан права на возврат денег за покупку. Для этого нужно всего лишь соблюсти все остальные условия для возврата. Бланки, подтверждающие сделку купли – продажи закреплены статьей 25 Закона.

  • Чеки кассовые.
  • Чеки товарные.
  • Другие документы, которые могут подтвердить, что вещь была оплачена.

[important]Как быть, если водитель потерял чек азс при заправке по топливной карте

Как инспекторы найдут тех, кто не платит налоги при сдаче квартиры Вообще в акте сверок ИНФС хрен разберешься. Пытаюсь раз в 1-2 квартала запрашивать акты све… Компании пришлось судиться с налоговиками из-за древних пеней в 1 копейку Простите, кто-нибудь подскажет, на какой пункт ФЗ ссылаться в данном случаеВыплата арендодателю-ф…

19 проблемных ситуаций, где нужна или не нужна ККТ. Сверьтесь с таблицей «Клерка» Чем дальше в лес -тем больше дров.


Где что курят законорожатели? 19 проблемных ситуаций, где нужна или не нужна ККТ.

Можно ли восстановить кассовый чек?

Продавец обязан согласовывать свои действия с администратором и только потом делать дубликат. Потерял чек оплата картой Вы составляете заявление на розыск платежа (можно через интернет-приемную, но лучше в филиале банка), банк проводит расследование. Платеж будет найден в абсолютном большинстве случаев, но единственное неудобство – чрезвычайная длительность розыска.
В особо тяжелых случаях обработка запроса может занять месяц и более.

Способ №5. Ищем у получателя платежа По статистике, это самый непопулярный способ.

Инфоinfo
В этом случае риск отказа в вычете НДС с предоплаты будет минимальным. В частности, Минфин России в Письме от 06.03.2009 N 03-07-15/39 «О применении налоговых вычетов по авансовым платежам» отметил, что если в договоре условие о предварительной оплате не предусмотрено, то НДС по перечисленному авансу к вычету не принимается.

Право собственности на топливо переходит после заправки ГСМ в бак автомобиля

Это возможно, если договор на продажу топливной карты содержит условие о постоплате — в течение определенного периода времени компания заправляет автомобиль на АЗС, а затем по окончании этого периода оплачивает все приобретенное топливо.

В такой ситуации компания заявит НДС к вычету после получения на АЗС квитанции или чека о фактическом объеме отпущенного топлива. При этом оплата ГСМ не важна — ведь НК РФ не содержит условия о том, что товары, работы или услуги, со стоимости которых компания заявляет вычет, должны быть фактически оплачены.

Примечание.


При покупке ГСМ по картам вычет по НДС можно заявить сразу или после фактической заправки топливом на АЗС.

Комментарий налоговика. Роман Романенко, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Отмечу, что налог на добавленную стоимость с суммы затрат на изготовление топливной карты или талона компания принимает к вычету сразу, как только получит счет-фактуру и оприходует в учете саму карту (талон) (п. 2 ст. 171 и п. 1 ст.

Подобные выводы содержатся в Постановлениях ФАС ПО от 05.06.2008 N А12-987/08-С22 и от 03.04.2008 N А12-16953/07-С22, Письме УФНС по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/[email protected]

Также отметим, что топливная карта не является платежным средством, ее можно использовать только для оплаты ГСМ и только на заправках конкретного поставщика. Причем в момент оплаты при заправке происходит зачет внесенного ранее аванса в счет полученных ГСМ.

Уточним, что в части оплаты приобретаемых с использованием топливных карт ГСМ договор, как правило, предполагает их предварительную оплату покупателем.

Однако в договоре может быть прописано условие об оплате по факту поставки топлива.

Приобретение ГСМ с использованием топливных карт, как правило, предполагает безналичную форму расчетов между организацией — покупателем ГСМ и поставщиком. В то же время не стоит забывать, что оплата возможна и наличными деньгами — при условии, что по одному договору она не превышает 100 000 руб. (п.

Заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт приобретения ГСМ, но не факт их использования для определенного автомобиля.

В завершение назовем еще раз преимущества, которыми обладают топливные карты:

Дают возможность возмещения НДС по счетам-фактурам за истекший отчетный период;

Избавляют клиента от расчетов наличными деньгами;

Позволяют устанавливать ограничения на определенный вид топлива и суточный лимит отпуска по заявкам предприятий;

Вся информация по топливным картам обрабатывается электронным способом, что упрощает бухгалтерский учет предприятия по расходу ГСМ за счет представления ежемесячного отчета, содержащего подробную информацию о виде, количестве и стоимости товара, полученного на АЗС;

Отпадает необходимость физически пополнять карту денежными средствами, лимит карты автоматически активируется при поступлении средств от предприятия;

При утере топливной карты существует возможность ее блокировки, что нельзя было сделать при использовании талонов по ГСМ;

Предусмотрена система скидок с розничной цены нефтепродуктов.

В. Д.Тарасов

Эксперт журнала

«Отдел кадров

коммерческой организации»

Рост потока автотранспорта на дорогах Москвы и области, а также в крупных региональных городах повлек необходимость развития более совершенных и выгодных условий сотрудничества топливных организаций со своими клиентами.

Благодаря SMS-рассылке клиенты заранее получают уведомления о том, что на их карточке заканчиваются средства, чтобы они смогли вовремя пополнить счёт при помощи терминалов оплаты.

Основные задачи

Основной задачей топливных карт является избавление автовладельцев от лишних сложностей, облегчение работы сотрудников бухгалтерий, отделов снабжения и транспортных подразделений.

Значительная экономия

Практика показывает, что кроме удобства водители получают и экономию своих финансов, поскольку по статистике у владельцев топливных карт на заправку транспортных средств уходит на 5-15 % меньше, нежели у автомобилистов, которые расплачиваются наличными деньгами.

Оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров.

Например, лимит бензина марки Аи-92 в сутки — 30 л. Держатель карты за сутки (с 00.00 до 24.00) может израсходовать не более 30 л единовременно или за несколько заправок. Если покупатель израсходовал за сутки всего 20 л, то оставшиеся 10 л на следующие сутки не переходят, оплаченный объем топлива спишется только на стоимость 20 л.

При использовании лимитированной топливной карты операции по списанию ГСМ могут быть приостановлены по следующим основаниям:

Величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;

Карта заблокирована.

Итак, использование топливных карт предполагает, что организация заключает с поставщиком бензина договор на обслуживание своих автомобилей на заправках данного поставщика.

На топливной карте фиксируется объем приобретенного топлива в литрах. Она позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Если в организации работает несколько водителей, то целесообразно выдать каждому из них топливную карту, использование одной общей неудобно. Кроме того, если организация приобретает сразу несколько топливных карт, то плата вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *